Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elktronischer Form sowie zum Datenzugriff

Mit der GoBD sind Aufzeichnungs- und Nachweispflichten für steuerlich relevante - und damit auch geschäftsrelevante Informationen geregelt. Grundlegend bezieht sich die GoBD auf die Pflichten nach Handelsgesetzbuch (HGB) oder der Abgabenordnung (AO) und regelt darüber hinaus noch die Rechte des Datenzugriffs (z.B. im Falle einer Betriebsprüfung). Konkret bestehende Forderungen:
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
- Vollständigkeit
- Unveränderbarkeit
- Ordnung
- Formattreue bei Archivierung

Kaufleute sind gesetzlich verpflichtet, bestimmte Unterlagen aufzubewahren. Dazu zählen auch E-Mails, sofern es sich bei ihnen um Dokumente im Sinne des Handelsgesetzbuches handelt. Dies betrifft u. a. die empfangenen und abgesandten Handelsbriefe sowie Buchungsbelege gem. § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB. Voraussetzung für die Aufbewahrungspflicht ist, dass die E-Mails der Vorbereitung, dem Abschluss, der Durchführung oder der Rückgängigmachung eines Handelsgeschäftes dienen. Dazu gehören:
- Aufträge
- Auftragsbestätigungen
- Versandanzeigen
- Frachtbriefe
- Lieferpapiere
- Reklamationsschreiben
- Rechnungen und Zahlungsbelege
- schriftlich gefasste Verträge.